Quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Sắp xếp công việc mỗi ngày giúp bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn, tham gia vào các cuộc họp quan trọng và cho bạn không gian để sáng tạo và chủ động trong công việc. Có kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ cuối cùng có thể dẫn đến việc hoàn thành các mục tiêu chính và thăng tiến trong vị trí của bạn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi thảo luận về ý nghĩa của việc quản lý thời gian, tại sao nó lại quan trọng và cách bạn có thể cải thiện và thể hiện các kỹ năng của mình trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian bao gồm nhiều kỹ năng sẽ giúp bạn quản lý tốt thời gian của mình. Một số kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất bao gồm:
- Cơ quan. Luôn ngăn nắp có thể giúp bạn duy trì một bức tranh rõ ràng về những gì bạn cần hoàn thành và khi nào. Được tổ chức tốt có thể có nghĩa là duy trì lịch cập nhật, có thể xác định vị trí các tài liệu nhất định dễ dàng, có môi trường ngăn nắp và ghi chú chi tiết, chăm chỉ.
- Ưu tiên. Đánh giá từng trách nhiệm của bạn về mức độ ưu tiên là chìa khóa để trở thành một người quản lý thời gian tốt. Có nhiều cách để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc bạn cần hoàn thành. Bạn có thể quyết định hoàn thành các mục nhanh, đơn giản, sau đó là các mục dài hơn, liên quan hơn. Ngoài ra, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình bắt đầu với thời gian nhạy cảm nhất hoặc kết hợp cả hai.
- Thiết lập mục tiêu. Đặt mục tiêu là bước đầu tiên để trở thành người quản lý thời gian giỏi. Thiết lập mục tiêu cho phép bạn hiểu rõ ràng mục tiêu cuối cùng của mình và chính xác những gì bạn cần ưu tiên để hoàn thành mục tiêu đó. Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn có thể dẫn đến thành công trong sự nghiệp của bạn.
- Giao tiếp. Phát triển các kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ có thể cho phép bạn làm rõ các kế hoạch và mục tiêu của mình với những người bạn làm việc cùng. Nó cũng cho phép bạn ủy quyền, cho phép bạn tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất, phù hợp với mục tiêu của bạn.
- Lập kế hoạch. Một phần cơ bản của quản lý thời gian là lập kế hoạch. Hiệu quả trong việc lập kế hoạch cho ngày, các cuộc họp và cách bạn hoàn thành công việc sẽ giúp bạn bám sát lịch trình của mình.
- Phái đoàn. Trở thành một người quản lý thời gian tốt có nghĩa là chỉ hoàn thành công việc mới giúp bạn và công ty của bạn hoàn thành mục tiêu. Mặc dù kỹ năng này thường được thực hiện bởi các nhà quản lý, nhưng bạn cũng có thể thực hành các nhiệm vụ ủy thác nếu bạn đang quản lý một dự án. Mặc dù có thể khó nói “không” khi ai đó yêu cầu bạn làm điều gì đó tại nơi làm việc, nhưng điều quan trọng là bạn phải tập có ranh giới để quản lý tốt thời gian và cuối cùng hoàn thành mục tiêu của mình.
- Kiểm soát căng thẳng. Khi thực hành quản lý thời gian tốt, bạn cũng nên chú ý đến sức khỏe tinh thần của mình. Xử lý căng thẳng theo cách tích cực có thể giúp bạn có động lực và thể hiện tốt khi hoàn thành lịch trình của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách bao gồm cả những khoảng thời gian nghỉ ngơi nhỏ trong ngày hoặc bằng cách tự thưởng cho bản thân bằng những cách nhỏ khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
Dành thời gian để phát triển từng kỹ năng này sẽ giúp bạn tổ chức công việc hàng ngày của mình, cho dù bạn đang làm việc, đang tìm việc hay đang cố gắng phát triển một năng lực mới.
Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng?
Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng vì chúng giúp bạn cấu trúc công việc theo cách cho phép bạn hoàn thành mục tiêu. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là có được một công việc, bạn cần thời gian để cập nhật sơ yếu lý lịch, tìm kiếm cơ hội, ứng tuyển, nghiên cứu công ty và chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn. Dành ra một lượng thời gian cụ thể mỗi ngày sẽ giúp bạn hoàn thành các bước cần thiết để đi làm.
Ngoài ra, nếu đã có một công việc, bạn có thể có nhiều trách nhiệm khác nhau để giúp công ty đạt được các mục tiêu nhất định. Duy trì lịch, cuộc họp và nhiệm vụ của bạn là cần thiết để thành công trong vai trò của bạn.
Hiện diện đầy đủ và tập trung kết quả từ kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ. Ví dụ, nếu bạn đến muộn một cuộc họp và phải làm việc trong một dự án mà bạn quên là do mọi người đang nói, bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng có thể giúp bạn hoàn thành công việc của mình tốt hơn.
Quản lý thời gian tốt cũng cho phép bạn có không gian để sáng tạo và chủ động với mục tiêu của mình. Khi dành ra một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ của mình, bạn cũng có thể dành thời gian để suy nghĩ về bức tranh toàn cảnh cho bản thân và công ty.
Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
Làm việc dựa trên các kỹ năng quản lý thời gian của bạn có thể giúp bạn trở thành một nhân viên tốt hơn và là ứng cử viên sáng giá khi bạn ứng tuyển vào các cơ hội mới. Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình:
- Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Thực hành thiết lập mục tiêu thường xuyên có thể giúp bạn hiểu rõ ràng chính xác những gì bạn cần hoàn thành để đạt được kết quả nhất định. Để đạt được các mục tiêu dài hạn, lớn hơn, hãy xác định các mục tiêu quan trọng nhỏ hơn trong quá trình thực hiện. Ví dụ: nếu bạn có mục tiêu được thăng chức trong vòng sáu tháng, bạn có thể cần đặt ra các mục tiêu nhỏ hơn để cải thiện một số kỹ năng nhất định. Mục tiêu của bạn phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và dựa trên thời gian. Để biết thêm về cách đặt mục tiêu, hãy truy cập Mục tiêu SMART: Định nghĩa và Ví dụ .
- Quản lý lịch của bạn. Dành thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của bạn là điều quan trọng để quản lý thời gian của bạn. Bạn có thể cân nhắc việc thường xuyên chặn một số khoảng thời gian nhất định trên lịch của mình để bạn được đảm bảo có thời gian trong lịch trình của mình mà không bị phân tâm hoặc họp. Bạn cũng nên cân nhắc xem việc tham dự một số cuộc họp có lợi hay không. Nếu bạn cảm thấy mình sẽ không tăng thêm giá trị hoặc đóng góp theo bất kỳ cách nào đó, bạn nên cảm thấy có quyền từ chối một số cuộc họp nhất định. Nếu bạn làm điều này, hãy thận trọng và lịch sự – bạn có thể cân nhắc việc gửi cho chủ cuộc họp một email để họ biết lý do bạn từ chối.
- Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một kỹ năng khó nhưng thực hành sẽ dễ dàng hơn. Bạn có thể thực hành ưu tiên bằng cách lập danh sách việc cần làm. Viết hoặc đánh máy mọi thứ bạn cần hoàn thành có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc khẩn cấp nhất hoặc dễ dàng vượt qua. Nếu cần sự giúp đỡ, bạn có thể cân nhắc hỏi người quản lý hoặc đồng nghiệp của mình, những người giỏi ưu tiên cách họ hoàn thành công việc. Hiểu được ngày đến hạn và cách nhiệm vụ ảnh hưởng đến những người khác cũng như mục tiêu kinh doanh có thể giúp bạn hoàn thành một số việc nhất định trước những người khác.
Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn trở thành một người làm việc tốt hơn và có khả năng tập trung hoàn toàn vào ngày làm việc của mình. Bạn có thể trở thành người quản lý thời gian tốt hơn bằng cách sắp xếp, đặt mục tiêu và ưu tiên danh sách việc cần làm của mình.
