Thời gian của mỗi con người trong chúng ta là giống như nhau. Một ngày 24 tiếng, mỗi tuần có 7 ngày nhưng sao lại có những người chẳng làm được việc gì trong khi một số người lại làm được hàng ngàn công việc và đạt được hiệu suất cao hơn bạn. Dưới đây là những kĩ năng quản lý thời gian bản thân hiệu quả. Mời các bạn cùng đọc.
Danh mục :
1. Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
– “Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
– “Công việc quan trọng” là nếu không làm – chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Ví dụ:
- Trả lời điện thoại là khẩn cấp: Nếu bạn không nhấc máy, người gọi sẽ không thực hiện được mục đích của mình và bạn cũng không biết tại sao họ gọi. Tuy nhiên, đó có thể cuộc gọi từ nhân viên tư vấn bảo hiểm hay nhà đất – thường là không quan trọng.
- Gặp nha sĩ thường xuyên là rất quan trọng: Nếu không làm điều này bạn có thể bị bệnh nướu răng hoặc các vấn đề sức khỏe răng miệng khác. Tuy nhiên đến nha sĩ cũng không phải việc khẩn cấp. Nhưng nếu để quá lâu nó có thể trở nên khẩn cấp, bởi vì bạn có thể bị đau răng và cản trở mọi công việc khác ngay lúc ấy.
- Đón con đi học vừa khẩn cấp vừa quan trọng: Nếu bạn không đến đúng lúc, chúng sẽ đợi ở sân chơi hoặc lớp học và lo lắng về việc bạn đang ở đâu. Bạn cũng không kiểm soát được những nguy hiểm xung quanh nếu để con một mình quá lâu.
- Đọc email hài hước hoặc lướt Facebook không phải là khẩn cấp cũng không quan trọng: Hoàn toàn có thể bỏ qua mà không cần phân vân.
Tuy nhiên hãy nhớ rằng, sức khỏe của bạn là quan trọng nhất. Chỉ vì bạn có nhiều việc phải làm không có nghĩa là việc tập thể dục, đi bộ 10 phút hoặc dành thời gian để ăn đúng cách là không quan trọng. Không nên bỏ qua sức khỏe thể chất hoặc tinh thần của bạn để ủng hộ các hoạt động “khẩn cấp” hơn.
2. Biết cách đặt mục tiêu
Đặt ra mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất – bởi vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình.
Hãy đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ mất lái và có thể bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại trên đường. Hậu quả tất yếu là bạn sẽ không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã nói.
Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:
- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
- Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- Attainable: Có thể đạt được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc nhưng có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
- Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
- Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.
3. Lập kế hoạch hiệu quả
Khi đặt ra được mục tiêu, kỹ năng quản lý tiếp theo cần thực hiện là lập kế hoạch – bạn sẽ phải học cách lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.
Vì sao nhiều người nhận thức được việc phải lập kế hoạch hành động nhưng lại không thể thành công?
- Không biết mình muốn gì: Chẳng ai tìm ra cách đi nếu không biết đích đến của mình là gì. Hãy xác định rõ mục tiêu trước và từ đó các bước trong kế hoạch của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn.
- Chưa phân tích đúng tình huống: Không biết mình đang đứng ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch – bạn không thể biết mình cần phải làm gì để bắt đầu và tiếp tục. Phân tích tình huống trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình và đưa chúng vào kế hoạch.
- Không biết nên tập trung vào đâu: Bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc và hệ quả tất yếu là hiệu quả của chúng đều không cao. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.
- Thiếu tư duy sáng tạo: mỗi vấn đề đều sẽ có một giải pháp, mỗi lịch trình sẽ có cách làm tốt nhất. Trước khi lập kế hoạch hãy đầu tư một khoảng thời gian để suy nghĩ về những cách tốt nhất và nhanh nhất để đạt được mục tiêu của bạn.
Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời gian của bạn:
Bước 1: Đặt ra mục tiêu: đây phải là những mục tiêu lớn nhất của bạn.
Bước 2: Xác định các nhiệm vụ cần làm để đạt các mục tiêu đó: đây là các bước bạn cần đưa vào kế hoạch.
Bước 3: Chuẩn bị các tài nguyên: là những kỹ năng, kiến thức và chuyên môn bạn cần có để xử lý thành công các bước trong kế hoạch.
Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình: điều này mang tính chất quyết định trong cách bạn xử lý các bước của kế hoạch. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về thời gian, vòng đời dự án và bất kỳ rào cản nào bạn có thể gặp phải trong lương lai.
Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi: đây là yếu tố để kết luận bạn có đạt được mục tiêu hay không.
4. Dừng ngay ý định làm việc “đa nhiệm”
“Đa nhiệm” nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất.
Theo một tổng hợp của University of Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm cho thấy cách làm này không tốt như bạn tưởng: làm giảm chỉ số IQ và EQ; gây mất thời gian vì theo nghiên cứu, chi phí chuyển đổi sự tập trung kéo dài tận 25 phút giữa các công việc; làm giảm năng suất tổng thể;…
Vậy lựa chọn duy nhất của bạn là hãy làm từng nhiệm vụ đơn lẻ một cách thật hiệu quả. Một vài gợi ý nhỏ sau đây có thể giúp bạn tập trung làm việc vào các nhiệm vụ đơn lẻ để hiệu quả hơn:
- Loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh: Đeo tai nghe vào, để chặn tiếng ồn bên ngoài và tiếng đồng nghiệp trò chuyện. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc chỉ cần để ở một phòng khác – nơi bạn không thể cứ 5’ lại với tay lấy chiếc điện thoại một lần.
- Đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ dù nhỏ hay lớn: việc tập trung vào một nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết mình phải duy trì sự tập trung trong bao lâu.
- Áp dụng Pomodoro – một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng: Nguyên tắc của nó khá đơn giản:
– Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
– Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
– Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
– Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự: nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, mát xa, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng – những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì tuy chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
Xem thêm bài viết: 5 bước giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả
