Kỹ năng giao tiếp có lợi trong và ngoài nơi làm việc. Có khả năng truyền đạt rõ ràng các hướng dẫn, ý tưởng và khái niệm có thể giúp bạn tìm thấy thành công trong bất kỳ nghề nghiệp nào. Với thực hành, bất kỳ ai cũng có thể phát triển kỹ năng giao tiếp của mình.
Một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong giao tiếp hiệu quả là lắng nghe tích cực. Phát triển kỹ năng mềm này sẽ giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ, giải quyết vấn đề , cải tiến quy trình và lưu giữ thông tin như hướng dẫn, thủ tục và kỳ vọng.
Để giúp bạn hiểu các kỹ năng lắng nghe tích cực và học cách cải thiện kỹ năng của chính mình, hãy xem xét cơ sở và ví dụ sau.
Danh mục :
Lắng nghe tích cực là gì?
Lắng nghe tích cực là khả năng tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp của họ, hiểu thông tin và phản hồi một cách chu đáo. Không giống như lắng nghe thụ động, là hành động nghe một người nói mà không ghi lại thông điệp của họ, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân được đánh giá cao này đảm bảo bạn có thể tham gia và sau đó nhớ lại các chi tiết cụ thể mà không cần thông tin lặp lại.
Người nghe tích cực sử dụng các kỹ thuật bằng lời nói và không lời để thể hiện và giữ sự chú ý của họ vào người nói. Điều này không chỉ hỗ trợ khả năng tập trung của bạn mà còn giúp đảm bảo người nói có thể thấy rằng bạn đang tập trung và tham gia. Thay vì suy nghĩ và tập dượt những gì bạn có thể nói khi người nói nói xong, một người nghe tích cực sẽ cân nhắc kỹ lời nói của người nói và ghi nhớ thông tin vào bộ nhớ.
Tại sao lắng nghe tích cực lại quan trọng ở nơi làm việc?
Cho dù bạn đang tìm kiếm một cơ hội việc làm mới, phấn đấu để được thăng chức hay đang nỗ lực để cải thiện vai trò hiện tại, thì việc cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực sẽ giúp bạn thành công. Giống như tư duy phản biện và giải quyết xung đột, kỹ năng mềm này sẽ giúp nâng cao giá trị của bạn với tư cách là một nhân viên.
Dưới đây là một số lợi ích của việc trở thành một người lắng nghe tích cực:
Nó giúp bạn xây dựng các kết nối.
Lắng nghe tích cực giúp người khác cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin với bạn. Khi bạn thể hiện khả năng chân thành lắng nghe những gì người khác nói, mọi người sẽ quan tâm hơn đến việc giao tiếp với bạn một cách thường xuyên. Điều này có thể giúp mở ra cơ hội cộng tác với những người khác, hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc bắt đầu các dự án mới. Tất cả những điều này có thể giúp đưa bạn đến thành công trong sự nghiệp.
Nó giúp bạn xây dựng lòng tin.
Khi mọi người biết rằng họ có thể thoải mái nói chuyện với bạn mà không bị gián đoạn, phán xét hoặc những lời can thiệp không mong muốn, họ sẽ có nhiều khả năng tâm sự với bạn hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi gặp khách hàng mới hoặc người liên hệ kinh doanh mà bạn muốn phát triển mối quan hệ làm việc lâu dài.
Nó giúp bạn xác định và giải quyết vấn đề.
Tích cực lắng nghe người khác sẽ giúp bạn phát hiện những thách thức và khó khăn mà người khác đang gặp phải, hoặc các vấn đề trong dự án. Bạn càng nhanh chóng phát hiện ra những vấn đề này, bạn sẽ sớm tìm ra giải pháp hoặc lập kế hoạch để giải quyết nó.
Nó giúp bạn nâng cao kiến thức và hiểu biết về các chủ đề khác nhau.
Những nhân viên tuyệt vời luôn cố gắng học hỏi điều gì đó mới và phát triển nền tảng kiến thức của họ. Bởi vì việc lắng nghe tích cực giúp bạn lưu giữ thông tin, nó cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chủ đề mới và ghi nhớ những gì bạn đã học để có thể áp dụng nó trong tương lai.
Nó giúp bạn tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
Bởi vì người nghe tích cực tương tác cao với người nói, họ có thể nhớ lại các chi tiết cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng khi người nói đang chứng minh các hướng dẫn, đào tạo bạn về một quy trình mới hoặc đưa ra thông điệp mà bạn có trách nhiệm truyền cho người khác.
Các ví dụ về kỹ năng lắng nghe tích cực
Dưới đây là một loạt các bài tập nghe tích cực mà bạn có thể sử dụng để giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân với nhau.
Kỹ năng lắng nghe tích cực bằng lời nói
- Diễn giải. Tóm tắt (các) điểm chính của thông điệp mà người nói đã chia sẻ để bạn hiểu đầy đủ ý nghĩa của chúng. Điều này cũng sẽ tạo cơ hội cho người nói để làm rõ thông tin mơ hồ hoặc mở rộng thông điệp của họ. Ví dụ: “Vậy bạn đang nói gì, hệ thống quản lý nội dung hiện tại của bạn không còn đáp ứng được nhu cầu kỹ thuật của nhóm vì nó không hỗ trợ các tệp video lớn”.
- Đặt câu hỏi mở. Đặt những câu hỏi cho thấy bạn đã thu thập được bản chất của những gì họ đã chia sẻ và hướng dẫn họ chia sẻ thông tin bổ sung. Hãy chắc chắn rằng những câu hỏi này không thể được trả lời bằng “có” hoặc “không”. Ví dụ: “Bạn nói đúng — quy trình giới thiệu có thể sử dụng một số cập nhật. Bạn muốn thực hiện những thay đổi nào đối với quy trình trong sáu tháng tới? ”
- Đặt câu hỏi thăm dò cụ thể. Đặt những câu hỏi trực tiếp hướng dẫn người đọc cung cấp thêm chi tiết về thông tin họ đã chia sẻ hoặc thu hẹp chủ đề hoặc chủ đề rộng. Ví dụ: “Hãy cho tôi biết thêm về khối lượng công việc hiện tại của bạn. Dự án nào trong số những dự án này tốn nhiều thời gian nhất? ”
- Sử dụng các câu khẳng định ngắn gọn. Những câu nói ngắn gọn, tích cực sẽ giúp người nói cảm thấy thoải mái hơn và cho thấy bạn đang tham gia và có thể xử lý thông tin mà họ cung cấp. Những lời khẳng định bằng lời nói nhỏ giúp bạn tiếp tục cuộc trò chuyện mà không làm gián đoạn người nói hoặc làm gián đoạn dòng chảy của họ. Ví dụ: “Tôi hiểu.” “Tôi hiểu rồi.” “Vâng, điều đó có ý nghĩa.” “Tôi đồng ý.”
- Hiển thị sự đồng cảm. Đảm bảo rằng người nói hiểu rằng bạn có thể nhận ra cảm xúc của họ và chia sẻ cảm xúc của họ. Bằng cách thể hiện lòng trắc ẩn, thay vì chỉ cảm nhận nó, bạn có thể kết nối với người nói và bắt đầu thiết lập cảm giác tin tưởng lẫn nhau. Ví dụ: “Tôi rất tiếc vì bạn đang giải quyết vấn đề này. Hãy tìm ra một số cách tôi có thể giúp đỡ. “
- Chia sẻ kinh nghiệm tương tự. Thảo luận về các tình huống có thể so sánh sẽ không chỉ cho người nói thấy bạn đã diễn giải thành công thông điệp của họ mà còn có thể hỗ trợ xây dựng mối quan hệ. Nếu người nói đã chia sẻ một vấn đề, việc cung cấp ý kiến đóng góp từ cách bạn giải quyết những thách thức tương tự có giá trị đối với người khác. Ví dụ: “Tôi cũng gặp khó khăn khi bắt đầu với chương trình này. Nhưng nó trở nên dễ dàng hơn nhiều. Chỉ sau vài tuần, tôi cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi sử dụng tất cả các tính năng ”.
- Nhắc lại thông tin đã chia sẻ trước đó. Cố gắng ghi nhớ các khái niệm chính, ý tưởng hoặc các điểm quan trọng khác mà người nói đã chia sẻ với bạn trong quá khứ. Điều này chứng tỏ bạn không chỉ lắng nghe những gì họ đang nói hiện tại mà bạn có thể lưu giữ thông tin và nhớ lại các chi tiết cụ thể. Ví dụ: “Tuần trước, bạn đã đề cập đến việc thêm một điều phối viên cấp cao hơn để trợ giúp tài khoản này và tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời”.
Kỹ năng lắng nghe chủ động không lời
- Gật đầu. Đề nghị người nói một vài cái gật đầu đơn giản cho thấy bạn hiểu họ đang nói gì. Cái gật đầu là một tín hiệu hữu ích, mang tính hỗ trợ và không nhất thiết phải thông báo rằng bạn đồng ý với người nói — chỉ là bạn có thể xử lý ý nghĩa của thông điệp của họ.
- Nụ cười. Giống như một cái gật đầu, một nụ cười nhỏ khuyến khích người nói tiếp tục. Tuy nhiên, không giống như một cái gật đầu, nó thể hiện rằng bạn đồng ý với thông điệp của họ hoặc bạn hài lòng về những gì họ nói. Một nụ cười có thể thay thế cho một lời khẳng định ngắn gọn trong việc giúp xoa dịu mọi căng thẳng và đảm bảo người nói cảm thấy thoải mái.
- Tránh các cử động bị phân tâm. Vẫn còn có thể giao tiếp tập trung. Để làm được điều này, hãy cố gắng tránh các chuyển động như liếc nhìn đồng hồ hoặc điện thoại, thở dài một cách rõ ràng, vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ vào bút. Bạn cũng nên tránh trao đổi thông tin bằng lời nói hoặc không bằng lời nói với những người khác đang nghe người nói. Điều này có thể khiến người nói cảm thấy bực bội và khó chịu.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt. Luôn để mắt đến người nói và tránh nhìn vào người khác hoặc đồ vật trong phòng. Chỉ cần đảm bảo giữ ánh nhìn tự nhiên, gật đầu và mỉm cười để đảm bảo rằng bạn đang khuyến khích họ thay vì khiến người nói cảm thấy sợ hãi hoặc khó chịu.
Bằng cách triển khai các kỹ thuật bằng lời nói và không lời nói trên vào các cuộc trò chuyện trong tương lai, bạn có thể hướng tới việc phát triển các mối quan hệ bền chặt hơn và giữ lại nhiều thông tin hơn từ các tương tác tại nơi làm việc. Lắng nghe tích cực cần thực hành để cải thiện và duy trì. Bạn càng sử dụng nhiều kỹ thuật này, chúng sẽ càng cảm thấy tự nhiên hơn.
