Trợ lý văn phòng — hoặc trợ lý hành chính — là những nhân viên mà nhiệm vụ của họ có thể bao gồm nhiều loại trách nhiệm như nhập dữ liệu, quản lý cuộc hẹn và lịch bằng phần mềm bảng tính như Microsoft Office và chuẩn bị báo cáo. Khi đi phỏng vấn cho vị trí trợ lý văn phòng, người phỏng vấn rất có thể sẽ hỏi về những kỹ năng này cũng như các chi tiết khác về lý lịch và quá trình làm việc của bạn. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu các câu hỏi phỏng vấn phổ biến cho trợ lý hành chính và các câu trả lời phù hợp để giúp bạn chuẩn bị.
Danh mục :
Các câu hỏi phỏng vấn trợ lý văn phòng thường gặp
Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn phổ biến mà bạn có thể gặp phải trong cuộc phỏng vấn cho vị trí trợ lý văn phòng, cũng như các câu trả lời mẫu:
- Bạn có thể cho tôi biết về kinh nghiệm làm trợ lý văn phòng trong quá khứ của bạn không?
- Bạn biết điều gì về công ty chúng tôi?
- Tại sao bạn lại muốn làm trợ lý văn phòng cho công ty này?
- Bạn đã chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ hành chính nào trong vai trò cuối cùng của mình?
- Điểm mạnh nhất của bạn là gì và chúng sẽ giúp bạn hoạt động như thế nào với tư cách là trợ lý văn phòng?
- Làm thế nào để bạn giữ cho lịch trình hành chính có tổ chức?
- Bạn có loại kỹ năng máy tính nào?
- Kỹ năng quản trị của bạn sẽ đóng góp như thế nào cho nhóm của chúng tôi?
- Làm thế nào để bạn xử lý một tình huống căng thẳng khi là một trợ lý văn phòng?
- Bạn có thắc mắc gì về vị trí trợ lý văn phòng không?
Bạn có thể cho tôi biết về kinh nghiệm làm trợ lý văn phòng trong quá khứ của bạn không?
Đây thường là câu hỏi đầu tiên mà người phỏng vấn sẽ hỏi bạn. Mặc dù mục đích của câu hỏi về cơ bản là làm quen với bạn, nhưng khi được trình bày với câu hỏi này, hãy chia sẻ những thành tích và kỹ năng trong quá khứ, kinh nghiệm làm việc trong quá khứ và hoàn cảnh hiện tại của bạn khi chúng liên quan đến yêu cầu của vị trí hành chính. Cân nhắc làm nổi bật bất kỳ thành tích nghề nghiệp nào để cho thấy rằng sự phát triển nghề nghiệp của bạn là quan trọng đối với bạn. Câu hỏi này cũng cho phép nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về tính cách của bạn và cách bạn sẽ phù hợp với vai trò trợ lý của họ.
Câu trả lời ví dụ: “Tôi đến từ một thị trấn nhỏ ở Michigan, nơi tôi tốt nghiệp loại xuất sắc từ trường trung học của mình. Sau đó tôi đến New York để học đại học tại NYU, nơi tôi hiện đang hoàn thành bằng cao đẳng về quản trị kinh doanh. Gần đây tôi đã hoàn thành khóa thực tập với vị trí trợ lý văn phòng tại một công ty tài chính địa phương, nơi tôi cảm thấy mình đã thực sự phát triển các kỹ năng tổ chức và quản lý dữ liệu cũng như kỹ năng dịch vụ khách hàng của mình. ”
Bạn biết điều gì về công ty chúng tôi?
Trước khi phỏng vấn, bạn nên tìm hiểu kỹ về công ty mà bạn đã ứng tuyển. Bạn sẽ muốn chuẩn bị cho câu hỏi này với kiến thức về những gì công ty cung cấp cho cơ sở khách hàng, giá trị cốt lõi của công ty và một số hiểu biết sâu sắc về cách công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Khi được trình bày với câu hỏi này, hãy trình bày những gì bạn hiểu về sứ mệnh của công ty và cho người phỏng vấn thấy rằng các giá trị của bạn kết nối với công ty. Nhà tuyển dụng muốn biết rằng nhân viên của họ quan tâm đến mục tiêu và giá trị của họ.
Câu trả lời ví dụ: “Tôi quen thuộc với những gì Save Financial cung cấp cho khách hàng và cá nhân tôi bị thu hút bởi công ty vì tôi cảm thấy rằng các giá trị mà Save Financial nắm giữ phản ánh giá trị của bản thân tôi về hỗ trợ tài chính an toàn cho gia đình và người về hưu, chăm sóc khách hàng và sự hài lòng . ”
Tại sao bạn muốn làm quản trị viên văn phòng tại công ty này?
Đây là một câu hỏi phổ biến khác có thể được hỏi trong cuộc phỏng vấn của bạn. Mục đích của câu hỏi này là để người phỏng vấn hiểu được bạn đam mê công việc cũng như vị trí ứng tuyển như thế nào. Hãy chuẩn bị để trả lời câu hỏi này bằng cách kết nối những gì công ty làm và tại sao với các mục tiêu nghề nghiệp hiện tại hoặc tương lai của bạn và các giá trị cốt lõi của chính bạn. Điều này sẽ cho người phỏng vấn thấy rằng bạn không chỉ đam mê nghề nghiệp mà còn đam mê nghề nghiệp của mình ở vị trí này.
Câu trả lời ví dụ: “Tôi ưu tiên và coi trọng các công việc hành chính như sắp xếp lịch làm việc, giúp hoàn thành nhiệm vụ nhập dữ liệu và tương tác với khách hàng. Tôi luôn đam mê giúp đỡ những người khác có tổ chức và cung cấp hỗ trợ tài chính, và tôi cảm thấy Save Financial cũng đam mê những điều tương tự. Vì điều này, tôi nghĩ mình sẽ rất phù hợp với vai trò trợ lý hành chính ”.
Bạn đã từng đảm nhận những nhiệm vụ hành chính nào trong các vai trò trước đây của mình?
Người phỏng vấn có thể sẽ hỏi câu hỏi này như một cách để giải quyết các trách nhiệm và kỹ năng bạn đã nêu trong sơ yếu lý lịch của mình. Điều này giúp người quản lý tuyển dụng xác định xem họ có phù hợp với vai trò quản trị mà bạn đang phỏng vấn hay không. Đây cũng là cơ hội để làm nổi bật kinh nghiệm làm việc mà bạn đã liệt kê trong sơ yếu lý lịch. Đây là một ví dụ về cách bạn có thể trả lời câu hỏi này.
Câu trả lời ví dụ: “Với tư cách là trợ lý hành chính cho Time Wise Financials, tôi là người đầu tiên gặp khách hàng — trực tiếp và qua điện thoại. Tôi duy trì đường dây điện thoại văn phòng chính cũng như năm đường dây riêng cho các VP công ty. Tôi cũng chịu trách nhiệm quản lý lịch của các VP của mình, sắp xếp các cuộc hội thảo kinh doanh và du lịch, đồng thời giúp sản xuất các bài thuyết trình bằng PowerPoint và Apple Keynote. ”
Điểm mạnh lớn nhất của bạn là gì và chúng sẽ giúp bạn hoạt động như thế nào với vai trò trợ lý hành chính?
Nếu bạn được trình bày với câu hỏi này, hãy trả lời trung thực cho người phỏng vấn. Hãy nghĩ về một đến ba điểm mạnh mà bạn cảm thấy phản ánh sự chuyên nghiệp và trình độ kỹ năng của bạn.
Câu trả lời ví dụ: “Tôi cảm thấy điểm mạnh chuyên môn lớn nhất của mình là kỹ năng giao tiếp và kỹ năng tổ chức. Ở vị trí cuối cùng của tôi tại Save Financial, tôi quản lý tài khoản email của công ty và tạo các bản cập nhật hàng tuần mà các thành viên trong nhóm nhận được. Tôi đã giúp giữ cho nhóm có tổ chức và thực hiện nhiệm vụ thông qua các cập nhật email này và mọi người đều cảm thấy chúng hữu ích đến mức các email trở thành một phần của công việc hàng ngày mà trợ lý yêu cầu. Nếu được tuyển dụng cho vị trí này, tôi sẽ sử dụng những điểm mạnh này để đóng góp vào năng suất của công ty. ”
Làm thế nào để bạn giữ cho lịch trình hành chính được sắp xếp hàng ngày?
Người phỏng vấn có thể hỏi bạn câu hỏi này chủ yếu để đánh giá xem kỹ năng quản trị và tổ chức của bạn có phù hợp với các yêu cầu của vị trí hay không. Câu trả lời của bạn cũng sẽ cho phép nhà tuyển dụng hiểu được cách bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ hành chính là theo dõi nhiều lịch trình và cuộc hẹn và liệu bạn có thể hoàn thành công việc hàng ngày của mình một cách thành thạo và kịp thời hay không.
Câu trả lời ví dụ: “Trong vai trò trợ lý văn phòng của tôi, tổ chức là ưu tiên hàng đầu. Tôi bắt đầu ngày mới của mình bằng cách soạn một danh sách việc cần làm gồm tất cả các công việc phải hoàn thành vào ngày hôm đó. Sau đó, tôi kiểm tra lịch của mình cho bất kỳ cuộc họp, cuộc hẹn hoặc các sự kiện đã lên lịch khác để tôi biết về chúng. Tôi liên tục nhận cuộc gọi và kiểm tra email của mình để tìm bất kỳ nhiệm vụ mới nào khi chúng xuất hiện để tôi có thể theo dõi chúng cho phù hợp. “
Bạn có loại kỹ năng máy tính nào?
Người phỏng vấn hỏi câu hỏi này để xác định kỹ năng máy tính của bạn là gì và liệu trình độ kỹ năng của bạn có đáp ứng các yêu cầu của công ty và kỳ vọng về những gì họ đang tìm kiếm ở một trợ lý văn phòng hay không. Ngoài ra, loại câu hỏi phỏng vấn này có thể cung cấp cho nhà tuyển dụng sự hiểu biết về cách bạn có thể vượt qua thử thách khi học phần mềm văn phòng mới. Trong quá trình chuẩn bị và nghiên cứu về công ty, hãy cân nhắc tìm hiểu về những chương trình mà công ty sử dụng trước khi bắt đầu phỏng vấn để bạn có cơ hội cao hơn thể hiện trình độ kỹ năng của mình phù hợp với vị trí như thế nào.
Câu trả lời ví dụ: “Tôi cảm thấy kỹ năng máy tính của mình thành thạo để hoàn thành các công việc quản trị văn phòng. Trong vai trò cuối cùng của mình, tôi không chỉ sử dụng Microsoft Office hàng ngày mà còn cập nhật hàng tuần cho trang web của công ty để tôi cũng quen với việc sử dụng WordPress. Khi được trình bày về việc học các chương trình máy tính mới, tôi thấy rằng tôi thường có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào tôi có bằng cách tìm kiếm nhanh trên internet. Tuy nhiên, tôi cũng đánh giá cao việc học hỏi từ đồng nghiệp của mình ”.
Kỹ năng quản trị của bạn sẽ đóng góp như thế nào cho nhóm của chúng tôi?
Trợ lý hành chính không có một vai trò nhỏ nào. Cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có thể tạo ra tác động lớn bằng cách chia sẻ những cách bạn mong đợi để đóng góp hoặc hỗ trợ thành công của họ. Trợ lý hành chính có nhiều trách nhiệm và đóng góp cho đội ngũ công nhân là điều quan trọng hàng đầu đối với người sử dụng lao động. Hãy cho người phỏng vấn biết bạn dự định hỗ trợ sự phát triển và tăng trưởng của công ty như thế nào trong câu trả lời của bạn.
Câu trả lời ví dụ: “Tôi cảm thấy tự tin vào khả năng của mình để giữ cho mọi người có tổ chức và đúng lịch trình để tất cả chúng ta có thể đạt được mục tiêu của mình. Tôi cũng cảm thấy rằng bằng cách đảm nhận phần lớn các nhiệm vụ hành chính, các thành viên trong nhóm có thể ủy thác thời gian của họ hiệu quả hơn cũng như tăng năng suất làm việc của họ ”.
Hãy kể cho tôi nghe về lần bạn gặp phải một khách hàng hoặc khách hàng không hài lòng trong vai trò trợ lý văn phòng trước đây của bạn. Bạn đã xử lí tình huống đó như thế nào?
Người phỏng vấn có thể hỏi câu hỏi này để đánh giá cách bạn xử lý các tình huống khó khăn hoặc căng thẳng. Hãy trung thực trong câu trả lời của bạn và bao gồm cảm giác của bạn trong tình huống và cách bạn xử lý nó. Tương tự, bạn có thể trả lời câu hỏi này với cách bạn sẽ xử lý một tình huống căng thẳng nếu một tình huống xảy ra nếu bạn chưa có kinh nghiệm về việc gây xung đột tại nơi làm việc.
Câu trả lời ví dụ: “Với tư cách là trợ lý văn phòng tại Save Financial, tôi đã từng xử lý một khách hàng thất vọng trên điện thoại. Khách hàng đã căng thẳng và tức giận vì một khoản phí dường như không chính đáng đã được tính vào thẻ tín dụng của họ. Tôi không ngắt lời khách hàng mặc dù họ đang la mắng tôi, và tôi tự nhắc mình rằng họ phải lo lắng và lo lắng như thế nào khi hành động theo cách đó. Sau khi ghi nhận cảm nhận của khách hàng, tôi hỏi khách hàng về thông tin thành viên của họ và tiếp tục tìm hiểu vấn đề. Hóa ra là khách hàng đã quên ngày đến hạn thành viên của họ. Sau khi chúng tôi giải quyết vấn đề, khách hàng đã bình tĩnh và xin lỗi tôi. Chúng tôi kết thúc cuộc trò chuyện khi nói về thời tiết và con chó con ba tháng tuổi của tôi. Tôi luôn cố gắng để có được sự kiên nhẫn và đồng cảm khi làm việc với khách hàng, vì tôi muốn trải nghiệm của mình cũng vậy. ”
Bạn có thắc mắc gì về vị trí trợ lý văn phòng không?
Nếu câu hỏi này xuất hiện trong cuộc phỏng vấn của bạn, hãy sử dụng nó để có lợi cho bạn. Đặt những câu hỏi sẽ giúp bạn đánh giá xem công ty có phù hợp với bạn hay không, cũng giống như cuộc phỏng vấn đang đánh giá sự phù hợp của bạn với công ty. Hãy xem xét các ví dụ sau về các câu hỏi mà bạn có thể hỏi người phỏng vấn để trả lời.
Câu trả lời ví dụ: “Bạn có thể cho tôi biết thêm điều gì về các nhiệm vụ hàng ngày và trách nhiệm của công việc trợ lý văn phòng? Kỳ vọng của bạn về đội ngũ quản trị của bạn là gì? Làm thế nào để bạn đo lường thành tích và thành công? Tại sao trợ lý văn phòng cuối cùng lại rời công ty? Công ty có cung cấp bất kỳ cơ hội đào tạo liên tục hoặc phát triển chuyên môn nào để giúp tôi phát triển thêm kỹ năng quản trị của tôi không?
