Đầu tiên, chúng ta phải hiểu khái niệm ERP và CRM. CRM – Customer Relationship Management: Ứng dụng quản lý mối quan hệ với khách hàng. Còn ERP – Enterprise Resource Planning – Ứng dụng hỗ trợ lên kế hoạch và sắp xếp tài nguyên của công ty hiệu quả hơn.
Đi mua hay tự mình phát triển ERP & CRM ?
=> Tất nhiên, không có lựa chọn nào hoàn hảo với tất cả doanh nghiệp. CEO của doanh nghiệp sẽ phải đánh giá trên nhiều yếu tố, từ hạ tầng hiện có, nguồn lực vốn, nguồn lực con người, sự phức tạp của hệ thống và tầm nhìn chiến lược trong dài hạn, để đi đến quyết định cuối cùng của mình.
Tự phát triển hệ thống ERP & CRM riêng (Dân trong nghề gọi là làm in-house)
+ Lợi thế của việc triển khai in-house là phần lõi (core) của hệ thống ERP & CRM ngay từ khi bắt đầu sẽ được xây dựng phù hợp với nhu cầu, yêu cầu thực tế của chính doanh nghiệp.
+ Khi phát triển in-house, bản thân những nhân sự tham gia phát triển cũng là nhân viên của doanh nghiệp và là những người hiểu rất rõ mọi “ngóc ngách” nghiệp vụ của doanh nghiệp.
+ Sự kết nối giữa đội ngũ nhân sự triển khai không có nhiều khoảng cách, từ đó giúp các nhân viên lập trình có thể hiểu sâu về nghiệp vụ và phát triển phân hệ.
+ MWG – Công ty Cổ phần Thế Giới Di Động là 1 hình mẫu thành công điển hình trong việc phát triển ERP & CRM in-house.
+ Họ thậm chí có thể đổi mới quy trình liên tục từ các nhóm hàng có thời gian lưu kho cao như điện thoại, điện máy sang các nhóm hàng có thời gian lưu kho rất thấp như thịt sống, cá sống để phát triển chuỗi Bách Hoá Xanh.
+ Việc triển khai in-house này cực kỳ khó, phức tạp để có thể phát triển hoàn thiện.
Tại sao không phát triển in-house?
+ Thực tế thì tồn tại rất nhiều hạn chế khi phát triển in-house. Khi triển khai ERP & CRM, bản thân doanh nghiệp muốn làm mới mình và có 1 hệ thống giúp doanh nghiệp quản trị được mọi thứ một cách tối ưu nhất. Đây là 1 khoản đầu tư dài hạn và doanh nghiệp phải tính đến sự phát triển về quy mô, cũng như những quy trình tinh gọn có thể sẽ thay đổi trong tương lai.
+ Vì thế khi phát triển in-house, sẽ tồn tại những rủi ro nhất định. Và dưới đây là “mối nguy” lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp quyết định không phát triển in-house mà đi mua và tích hợp:
+ Thứ nhất, hệ thống được phát triển bởi những con người “cũ” với tầm nhìn chỉ dừng ở quy mô hiện tại, liệu hệ thống cuối cùng khi triển khai đi vào sử dụng (go-live) có đủ độ “mở” và đầy đủ những công cụ cần thiết để vận hành ở 1 quy mô lớn hơn nhiều lần trong tương lai hay không?
+ Thứ hai, chi phí cơ hội và thời gian khi phát triển in-house. Liệu đội ngũ của doanh nghiệp có đủ khả năng để phát triển tất cả các giải pháp tối ưu không? Thậm chí có những vấn đề tiềm tàng mà doanh nghiệp còn chưa bao giờ nghĩ tới, chưa bao giờ gặp phải.
+ Thứ ba, doanh nghiệp sẽ phải mất một khoản chi phí khá lớn vài trăm triệu, thậm chí lên đến vài tỷ một năm duy trì đội ngũ nhân sự IT (nhân viên lập trình phần mềm) để phát triển ERP & CRM cũng như quản lý hệ thống hạ tầng Server, Internet, Điện,…
Thay vì tự mình nghĩ hàng trăm giải pháp tối ưu thì ở ngoài kia có những công ty phần mềm đã gặp hàng tỷ các vấn đề và họ đã xây dựng thành 1 hệ thống giải pháp tối ưu nhất.
Sau khi cân đo đong đếm thì doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn việc đi mua hệ thống ERP & CRM đã đóng gói về sử dụng nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và các vấn đề tiềm tàng.
Đi mua một hệ thống ERP & CRM đã được đóng gói sẵn và sử dụng
+ Lợi thế cho doanh nghiệp khi mua hệ thống ERP & CRM đã được đóng gói sẵn là được thừa hưởng các kinh nghiệm và thành quả phát triển lâu năm của các công ty phần mềm hoàn thiện hệ thống ERP & CRM. Một số ưu điểm chúng ta sẽ thấy rất rõ ràng như sau:
+ Doanh nghiệp không phải tự mày mò nghiên cứu và lập trình phần mềm, hệ thống server.
+ Tiết kiệm được thời gian và chi phí duy trì đội ngũ nhân sự IT nội tại doanh nghiệp.
+ Có quy trình triển khai vận hành thực tế thành công ở nhiều doanh nghiệp khác.
+ Có tài liệu và video hướng dẫn sử dụng đầy đủ, cùng các chuyên gia hỗ trợ tư vấn sử dụng.
+ Có thể mở rộng quy mô kinh doanh nhanh chóng khi tương lai doanh nghiệp phát triển lớn.
+ Tận dụng được đội ngũ kỹ sư lập trình và chuyên gia ERP & CRM từ các công ty phần mềm có kinh nghiệm lâu năm, tránh được các rủi ro và vấn đề tiềm tàng mà doanh nghiệp chưa bao giờ gặp.
+ Tránh lãng phí tiền bạc, nhân lực, tăng cơ hội ứng dụng nhanh và thành công nhanh.
+++ Satra Food hay Pharmacity là những doanh nghiệp đã mua hệ thống ERP & CRM đóng gói sẵn Microsoft Dynamics AX và triển khai thành công mô hình quản trị kinh doanh của họ. Tuy nhiên đây là hệ thống đóng gói dành riêng cho các doanh nghiệp tập đoàn lớn.
+++ Với những Doanh Nghiệp vừa và nhỏ thì sẽ có nhiều lựa chọn về hệ thống ERP & CRM đóng gói giá ở mức trung bình hoặc thấp như Amis, 1Office, Getfly, WinERP, …
+++ Tuy nhiên việc ứng dụng một hệ thống ERP & CRM đã đóng gói sẽ có một vài hạn chế mà doanh nghiệp sẽ gặp phải như:
+ Thiếu tính năng quản lý so với quy trình hiện tại của doanh nghiệp.
+ Thiếu nhân sự nội tại công ty có thể thích ứng và đảm nhiệm vai trò dẫn đầu trong triển khai ERP & CRM tại doanh nghiệp do quá trình đưa vào ứng dụng quá nhanh vì hệ thống ERP & CRM đã đóng gói sẵn.
+ Sự lo ngại về các vấn đề bảo mật dữ liệu và chuyển giao triển khai, hướng dẫn sử dụng khi mua một hệ thống đóng gói của ban lãnh đạo công ty.
=> Dẫu vậy, thì việc mua một hệ thống ERP & CRM đã được xây dựng và đóng gói sẵn cũng là một giải pháp khá tốt và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam.
=> Các doanh nghiệp SMEs có thể thay đổi quy trình vận hành ở một vài điểm hiện tại để phù hợp với các hệ thống ERP & CRM đã đóng gói theo chuẩn ISO, như vậy sẽ hạn chế được việc phát triển thêm tính năng mới, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Đọc thêm bài viết: 25 điều cần lưu ý khi phát triển một Website
