Viết Email là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày, không chỉ với người đi làm mà ngay cả học sinh, sinh viên và nhiều mối quan hệ khác chúng ta đều thường xuyên phải dùng công cụ này. Vậy viết Gmail sao cho chuẩn và chuyên nghiệp. Bài viết sau đây sẽ giúp ích các bạn rất nhiều.
Danh mục :
Các bước viết Email cơ bản
Các bước viết một email cơ bản như sau:
- Bước 1: Đặt tên tiêu đề ( Title) cho Email. Thông thường bạn sẽ đặt tiêu đề sao cho người nhận hiểu được ý nghĩa của bức thư bạn gửi.
- Bước 2: Bước tiếp theo là viết đầy đủ dung bạn muốn truyền đạt, đừng quên đính kèm file nếu bạn muốn gửi tài liệu cho ai đó.
- Bước 3: Nhập địa chỉ người nhận và gửi. Nên nhớ bạn chỉ có 30s sau khi gửi để hoàn tác vì thế hãy nhập đúng đại chỉ mail của người nhận
Bất cứ email gửi cho ai, về việc gì thì bạn cũng phải tuân theo ba bước cơ bản này để tránh sai sót cũng như thiếu sót trong email đã gửi.
Cách đặt tiêu đề (Title) cho mail
Tiêu đề mail là phần đầu tiên mà người nhận chú ý đến khi nhận được một bức thư. Vì vậy, hãy đặt cho mình một tiêu đề với ý nghĩa bao trọn gần như toàn bộ nội dung của lá thư. Ví dụ bạn đang đi xin việc và gửi CV cho nhà tuyển dụng thì hãy đặt tiêu đề mail là “CV_HỌ TÊN CỦA BẠN” hoặc “HỌ TÊN CỦA BẠN_VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN”.
Ngoài ra, bạn nên viết tiêu đề mail một cách ngắn gọn và dễ nhìn nhất có thể, bởi vì qua cách viết tiêu đề người nhận cũng có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của bạn.
Lời chào hỏi
Lời chào hỏi thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp của bức thư và của chính con người bạn. Vì thế, hãy chào hỏi một cách chuyên nghiệp nhất có thể. Nếu gửi thư cho bạn bè, đồng nghiệp hoặc người chưa biết tuổi, bạn nên gửi là Dear A, Dear B, hoặc Chào A, chào bạn,… với những người lớn tuổi hơn hoặc đáng kính hơn bạn có thể chào những câu như Dear Thầy/cô A,… Hoặc Kính gửi thầy A, Kính gửi ngài B,….
Nội dung Email.
Phần nội dung là phần chính diễn đạt những ý muốn, những suy nghĩ của bạn muốn truyền đạt đến người nhận. Tuy vậy bạn hãy viết phần nội dung này ngắn gọn nhất có thể, đơn giản vì chẳng ai muốn đọc một email quá dài cả.
Một chút lưu ý nữa khi bạn muốn gửi file đến người nhận, hãy đính kèm file trước khi viết nội dung để tránh trường hợp quên gửi file kèm nhé.
Lời chào kết thúc Email
Tương tự như lời chào mở đầu, hãy lwuaj chọn những câu kết thúc mail ngắn gọn và chuyên nghiệp. Một vài gợi ý cho bạn như: “Em cảm ơn ạ!, Your Sincerely, Mong sớm nhận được thư phản hồi từ bạn/anh/chị ,….”
Một điều cuối cùng cần lưu ý là hãy đọc lại email một lần cuối trước khi gửi, kiếm tra lại chính tả, địa chỉ người nhận. Bạn chỉ có 30 giây sau khi gửi để hoàn tác email của mình.
Chúc các bạn thành công !
Đọc thêm bài viết: 10 Nguyên tắc giúp bạn viết Email hiệu quả
